株式会社わかるとできる様

企画制作部 主任
高津 真吾 氏

　教室では、受講者はカリキュラムに応じたDVDを受け取り、講師の説明とDVDにひもづいたテキストを見ながら操作・学習をする。それらの教材は各教室から受講者に販売されるが、展開する教室数も多いため、流通時に発生する人件費も決して小さくはない。

　「教材自体の原価計算を適切に管理し、人件費としてどれだけかかっているのかを原価に充てる必要がある。自社内で開発したWEBアプリケーションでは簡単な原価計算はできても、一つ一つの講座（プロジェクト）単位での管理は難しく、別にコスト管理ができるツールを探す必要があった」と、高津氏は当時を振り返る。

　そんなとき、情報収集のためにセミナーや展示会などにも参加していた高津氏が「たまたま展示会で見て、使えるのではないかと思った」というのが、NSW（日本システムウエア）が提供するプロジェクト管理ツール「Clarizen（クラリゼン）」だった。「Clarizen」はWEBで提供されるツールでありながら、表計算ソフトのように柔軟な操作性で、入力者が管理したいタスクや項目を任意で追加することができる。スケジュール設定やガントチャート確認など、プロジェクト管理の基本機能の他に入力者へのリマインドなど、管理者が必要とする機能がそろっていた。

　また、クラウドによるSaaS（Software as a Service）提供という点も、ニーズと合致した。「以前はグループウェアも自社で開発して運用していたが、メンテナンスなどの負担も大きかった。自社で資産としてシステムを持つ形から、サービス利用に転換しつつあった」（高津氏）と、自社のシステム運用方針にも一致していたという。必要な機能を必要な期間だけ利用できるSaaSは、企業としてもメリットは高い。最初の30日間は無料で試用できることもあり、"わかるとできる"では実際の業務で「Clarizen」を評価してみることにした。

プロジェクト単位でのコストを
ひと目で把握

　「人」ではなく「プロジェクト」単位でのコスト管理を目的に評価運用を開始したものの、当初は使いづらい印象を受けていた。「最初に画面を操作したとき、プログラマーやシステムエンジニアなどシステム開発者が使う言葉が多く、『コスト管理をしたい』という目的には適さないのでは、と感じた」と高津氏は語る。しかし、NSWが利用目的に合わせた活用方法を説明し、改めて設定・運用をしたところ、「これは使えるかも」（高津氏）と考え方が変わった。徐々にプロジェクト管理ツール特有の画面にも慣れ、必要な機能だけをピックアップして利用できるようになったという。また、導入価格が「利用ユーザー数」と「利用期間」から算出されるため、課金が安いことも利点だった。

　評価利用から半年間の正式導入に切り替えて利用してみると、他にも利便性に気付くことがあった。管理者が色々な機能を理解していれば、他の利用者は「時間を入力するだけ」など限定的な操作が設定できるため、説明の煩わしさがなく、導入時に発生する管理者の負担が抑えられたという。「Clarizen」を導入した今では、企画制作部の全員が各自の作業内容を毎日入力している。以前利用していたWEBツールでは、商談や会議、研修など一日の就業時間を満たすように入力する必要があったが、「『Clarizen』では、原価計算の対象になる教材制作にかかわる作業はすべて入力するかわり、企画制作に関係ない項目は取り払った。他にプロジェクトで動いているものは各自が『Clarizen』上に管理項目（プロジェクト）を作成して時間を管理するので、本当に必要なコストの入力に集中できる点は良かった」と、一定の効果があったと高津氏は語る。

　現在では、大きいプロジェクトとして管理をしているものもあれば、企画制作部の各メンバーが「ホームページの制作」など個人のプロジェクトを登録し、必要なタスクを入力しているという。「このタスクには何時間かける」と決め、作業後に振り返り「どれくらいオーバーしたのか」「どれくらい削減されたのか」と予実を管理するなど、単なる工数入力だけではなく、マネジメントツールとしても活用している。また、一つ一つの講座についても、以前は「原稿作成」「校正」「収録」「検証」と4項目程度だったが、現在は20程度まで細分化したタスクに対して期間を設定することで、逆算して「○月○日を発売日にする」などの管理ができるようになり、スケジュール管理そのものが容易になったという。「WEBツールとして表示サイズや画面レイアウトの制約は発生するが、以前まで利用していたツールや教室管理システムもWEBで操作をしているため、そこは割り切って利用している」（高津氏）と、「Clarizen」がもたらす利便性に概ね満足している。